Después de reflexionar sobre los metadatos y cómo deben incluirse, The DAM Book comienza la creación del archivo digital con la estructura de la información: distinguir archivos originales de archivos derivados, decidir de qué manera organizar el sistema de directorios y nombrar tanto estos directorios como los propios archivos.

1. Creando el archivo digital

1.1 La estructura de la información

La estructura de la información en el archivo digital debería ser estable y escalable al mismo tiempo: no debería soportar cambios fundamentales, sino sólo la adición de nuevas fotografías. Es necesario diseñar un plan — tiene que ser simple, alcanzable y escalable.

A la hora de hablar de almacenamiento de archivos digitales (que es esencialmente diferente del almacenamiento físico de fotografías porque no es la ubicación la que se utiliza para dar información sobre el archivo, sino los metadatos) conviene tener en cuenta, entre otras cosas, que debería ser fácil determinar si se han hecho copias de seguridad de un archivo o no. La estructura debería ser independiente del medio en el que esté almacenado, para que sea posible moverlo con facilidad.

Las fotografías se podrían dividir entre archivos de trabajo (que no están aún preparados para desplazar) y archivos (valga la redundancia) de archivo, archive files en el original.

Las imágenes deberían archivarse una vez han sido renombradas y valoradas, se han añadido los metadatos principales y hecha la conversión a formato DNG.

Archivos derivados

Una copia del archivo que ha sido manipulada y ya no contiene toda la información del original en su forma original es un archivo derivado. En el caso de archivos JPG, el simple hecho de abrir y volver a guardar el archivo volverá a realizar la compresión y, por lo tanto, se perderá información. Sin embargo, Adobe Bridge permite modificar metadatos y rotar la imagen sin recomprimir los archivos JPG.

Igual que las fotografías pueden dividirse entre archivos de trabajo y de archivo, las fotografías de archivo podrían subdividirse entre archivos originales y derivados. Esto permite hacer que la migración más fácil, porque todos los archivos originales están juntos; si las imágenes se toman directamente en JPG, de esta forma es claro cuáles son las imágenes originales; y, teniendo en cuenta que la creación de archivos derivados puede darse cierto tiempo después de la toma de las fotografías, tenerlas todas juntas no hace sino complicar el proceso de copias de seguridad.
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